A dokumentum folyamat prioritás puzzle megoldása

Print Twitter Facebook Delicious LinkedIn Google Xing

A dokumentum folyamat prioritás puzzle megoldása

David Mills, Operatív működésért felelős igazgató, Ricoh EuropeDavid Mills

Mindannyian tudjuk, hogy mennyire frusztráló a gyenge ügyfélszolgálat – talán már Önök is találkoztak azzal az esettel, hogy egy közműszolgáltató nem találja a legfrissebb számlaadatokat, vagy egy kereskedőnél nincs nyoma a korábbi panaszoknak. A vállalatok számára ez jelentheti a különbséget az elégedett ügyfél és a konkurenciához pártolt ügyfél között. A dokumentum folyamatok erősítik meg a kapcsolatot az üzlet, az ügyfeleik és az információik között: biztosítja az alap interakciót, ami rendszeresen és ismétlődően van jelen minden üzleti folyamat kritikus területein: HR, pénzügy, beszerzés és számlázás.

A dokumentum folyamatok aktuális helyzete
A legutóbbi tanulmányunk számos érdekes dologra világít rá, miközben azt vizsgálja, hogy az európai vállalatok hogyan kezelik üzletileg kritikus dokumentum folyamataikat. Továbbá olyan kiaknázatlan területeket fed fel, melyek korszerűsítésével javítható a vállalatok agilitása, ügyfélszolgálata és alkalmazotti tudásmegosztása.  
A felmérés legfontosabb tanulsága az üzleti vezetők számára az, hogy az európai vállalatok alkalmazottainak jelentős hányada - 82 százaléka - érzi úgy, hogy a munkamódszereik elavultak és hátráltatják őket abban, hogy a lehető leghatékonyabbak legyenek. Mindezek mellet arra is fény derült, hogy a vezetők egyötöde nehezen tudja hatékonyan megosztani az információt, és majdnem negyedük gondolja úgy, hogy az információbiztonság ma rosszabb, mint három évvel ezelőtt volt. A válaszadók fele ki van téve a megfelelőségi és adat-kiszivárgási kockázatoknak.

Egyértelmű, hogy az európai vállalatok nem tudják, hogyan tartsák naprakészen dokumentum folyamataikat, miközben igyekeznek megfelelni a nagyobb globális trendek generálta kihívásoknak, mint például a nagy adatok problémája, a megnövekedet beszállítói hálózat kezelése, vagy a növekvő piaci hatások. A cégek 91 százaléka szerint a megnövekedett adatmennyiség van a legnagyobb hatással a kritikus folyamatok kezelésére. Az ehhez szükséges plusz erőforrások pedig a bevétel generáló tevékenységektől kerülnek elvonásra.

A vállalatoknak mindemellett kezelnie kell az egyre változatosabb munkaerő kérdését is. Míg a vállalatok szerint az új eszközök, mint az okostelefonok és táblagépek segítenek kezelni a dokumentum folyamatokat, sokuk arra panaszkodik, hogy az elöregedő back-office rendszerek miatt nem tudják maximálisan kihasználni az új technológiák nyújtotta előnyöket. A technológiák és a dokumentum folyamatok között nincs meg a megfelelő kapcsolat, így nem csoda, hogy a válaszadók majdnem negyede szerint a dokumentum folyamatok hatékonysága rosszabb, mint 2009-ben.


Mit hoz a jövő?
Mit lehet tenni a folyamat prioritási puzzle összes elemének összeillesztése érdekében? Először is, az üzleti vezetőknek jobban részt kell venniük a dokumentum menedzsment folyamatokban, hogy megértésék miként kapcsolódnak üzletileg kritikus folyamataik a vállalat összes területéhez.

Érdemes lehet a későbbiekben külső szakértőket is bevonni, hogy irányítsák a felmérő és optimalizációs tevékenységeket, így biztosítva azt, hogy a vállalat dokumentum folyamatai tökéletesen illeszkedjenek az alkalmazottakhoz és az új technológiai beruházásokhoz. Továbbá célszerű alkalmazni egy változásmenedzsment programot is, hogy a dolgozók is részesei lehessenek a változásoknak.

Végül, a folyamatok, technológiák és munkamódszerek részletes átvizsgálását követően elengedhetetlen egy folyamatos követési és fejlesztési folyamat fenntartása is. Ez lehetővé teszi a fennmaradó szűk keresztmetszetek beazonosítását és az ehhez tartozó folyamatok fejlesztését. Így megelőzhetőek a biztonsági rések és az elégedetlen ügyféltapasztalatok.  Továbbá, a folyamatos megfigyelés segítségével hatékonyabb munkafolyamatok dolgozhatóak ki, melyeket aztán a vállalat egészére alkalmazni lehet.

Előretekintve 2015-re az üzleti vezetőknek szóló üzenet egyértelmű: a jövő egyre globálisabbá váló és folyamatosan gyorsuló üzleti környezetében csak azok a vállalatok tudnak érvényesülni, amelyek képesek elsajátítani az üzletileg kritikus dokumentum folyamatok kezelésének mikéntjét.

Ha többet szeretne megtudni a témáról, akkor letöltheti a „A New Perspective: Ricoh Document Governance Index 2012” című tanulmánysorozatot a http://thoughtleadership.ricoh-europe.com/hu weboldalról.

Oldal tetejére

| A Ricoh-ról | 

A Ricoh egy globális vállalat, amely az irodai képalkotási eszközökre, nyomdai megoldásokra, dokumentum menedzsmentre és IT megoldásokra specializálódott. A vállalat központja Tokióban található. A Ricoh Group több mint 200 országban és régióban van jelen. A 2012. március 31.-én befejeződött üzleti évben a Ricoh Group árbevétele 1 903 milliárd japán Jen volt (körülbelül 23 milliárd USD).

A cég bevételeinek többségét az olyan termékek, megoldások és szolgáltatások értékesítéséből nyeri, amelyek javítják az emberek közötti interakciót és az információáramlást. A Ricoh továbbá díjnyertes digitális fényképezőgépeket és speciális ipari termékeket is gyárt. A vállalat ismert eszközei minőségéről, kiemelkedő ügyfélszolgálatáról és fenntarthatósági törekvéseiről.
A Ricoh mottója, imagine. change. Ennek szellemében segít a vállalatoknak átalakítani munkafolyamataikat és kihasználni alkalmazottaik kollektív kreativitását.

További információért kérjük, látogasson el:
www.ricoh.hu  

További információk:
Ricoh Hungary Kft.
Mikola András
Marketingkommunikációs koordinátor
Tel: +361-270-9797
E-mail: pr@ricoh.hu
Weboldal: www.ricoh.hu
Videó csatorna: Ricoh Hungary channel
Hírlevél: Ricoh Hungary hírlevél
Facebook: www.facebook.com/ricoheurope
Twitter: http://www.twitter.com/ricoheurope

Oldal tetejére