Az európai vállalatok aktív részvétele szükséges az elektronikus számlázás megvitatásában

Print Twitter Facebook Delicious LinkedIn Google Xing

Az európai vállalatok aktív részvétele szükséges az elektronikus számlázás megvitatásában

Martin HurleyMartin Hurley, Alelnök és vezérigazgató, Outsourcing Services Ricoh Europe

Budapest, 2013. január 23.  — Az elektronikus számlázás kiemelt helyet foglal el a hírekben. Az európai digitális menetrend bejelentése szerint 2013 januárjától egyenrangúként kell kezelni az elektronikus és a papír alapú számlákat. Ezenkívül az Európai Parlament 2016-ra előirányozta a közbeszerzések elektronikus számlázásának kötelezővé tételét.  Az Európai Bizottság konzultációja a közbeszerzések elektronikus számlázásáról, amely 2013. január 14-én zárult le, mérföldkőnek számít az elektronikus számlázás bevezetése terén. Ezt minden üzleti vezetőnek fontos dátumként kell bejegyeznie a naptárába.  Az elektronikus számlázás minden területen növelni fogja a hatékonyságot, különösen a szállítási láncolatban, lehetővé téve az információk feldolgozásának felgyorsítását, ami pozitív visszahatással bír az összes szállítási szolgáltatásra.  Azonban nemzetenként eltérőek a számlázásokra vonatkozó kormányzati rendelkezések az eljárásokra és házirendre vonatkozóan. Az elektronikus számlázás előnyeinek kihasználását különösen a határok közötti üzleti kapcsolatokban akadályozzák a nemzeti adószabályok. Ez mélyen érint számos nemzetközi szinten működő vállalatot üzleti tevékenységük hatékony gyakorlásában.

Továbbá rengeteg féle rendszert és feldolgozási módot alkalmaznak az egyes üzleti vállalkozások és az állami szervezetek mind a 27 tagállamban. Az EU-n belüli egységes gyakorlat bevezetése érdekében kiemelkedő fontosságú a különböző típusú és méretű szervezetek hozzájárulása, hogy az összes tagállamban alkalmazható harmonizált javaslatok kerülhessenek bevezetésre.  Az ideális forgatókönyv szerint közös nevezőre kell hozni az összes számlázási műveletet, amely átlátható és ellenőrizhető egy olyan közös rendelkezés alapján, amely egyben megfelel minden helyi adójogszabálynak is. Ezzel egyidejűleg persze lehetővé kell tenni az üzleti vállalkozások egyéni dokumentumkezelésének megtartását, ami üzletvezetésük hatékony fenntartásához szükséges.

Az üzleti vállalkozások az EU konzultációban való részvételének és a papír alapú számlázásról az elektronikus számlázásra való áttérésének három fő szempontját kell figyelembe venni.

1. A számlázási eljárások helyi viszonyok közé való beillesztésére kell összpontosítani.
Elsődlegesen a számlázási műveletek folyamatát kell figyelembe venni, az egyszerű számlakiadás helyett. A szervezeteknek tisztázniuk kell a folyamatokat és meg kell határozniuk az egyes műveleteket, hogy az elektronikus számlázás integrálásával átfogó információáramlást biztosítson az üzleti folyamat egészére nézve. 
Az EU-nak tisztában kell lennie azzal, hogy az üzleti vállalkozások nem tudnak egyik napról a másikra átállni a papír alapúról a digitális feldolgozásra. Számos vállalkozás több lépcsőben tud csak áttérni az e-számlázásra, ami azt jelenti, hogy párhuzamosan kell kezelniük a papír alapú és az elektronikus számlázást, mivel a vállalkozásoknak, azok ügyfeleinek és beszállítóinak át kell térniük a digitális alapú folyamatokra. Ez természetesen sok szervezet számára nagyobb kihívást fog jelenti, a kezelendő számlák mennyiségétől függetlenül.

2. Kerülni kell a technológiára való fókuszálást!
A e-számlázásra való áttérés nemcsak a technológiáról, vagy a rendszerek kölcsönös átjárhatóságáról szól. Az EU konzultációk végeredményeként nem egy adott rendszer vagy technológia kötelező végzése kell, hogy legyen, hanem inkább a meglévő korlátok elhárítása felé kell venni egyenesen az irányt, ami jelenleg megakadályozza az európai vállalkozások optimális hatékonyságát az egységes piacon belül. A vállalkozások működésének kulcsfontosságú részeként a számlázást nem lehet csupán a technológiára bízni. Ehelyett bármely technológiai beruházásnak együtt kellene haladnia magával a számlázás folyamatával – azaz az üzleti folyamatok információáramlásának módjával –, és az emberi munkafolyamatokkal. A technológia önmagában ritkán jelenti a legjobb megoldást.

3. Nem hagyunk senkit egyedül.
Senki se érezze, hogy egyedül kell megbirkózni az átmenettel. Az üzleti szempontból kritikus dokumentumok feldolgozásának megváltoztatása időigényes feladat, épp ezért kulcsfontosságú, hogy az áttérés minél simulékonyabban beilleszthető legyen a napi üzletmenetbe. Az üzleti vállalkozásoknak egy olyan szakembert kell megbízni, aki bármikor rendelkezésre áll, ismeri a dokumentumfolyamatokat, akire rá lehet bízni az átállás levezénylését, hogy a vállalkozó addig is az ügyfelek igényeinek kielégítésére tudjon összpontosítani.

Az Európai Bizottság meghallgatja a különböző régiók szervezeteit, s a konzultációk alapján figyelembe veszi az érintettek álláspontját és kezeli a felmerülő nehézségeket. A közös üzleti szemlélet kialakításának tükröznie kell az EU-n belüli átjárhatóságot, a gyakorlati szinten is megvalósítható eljárást és technológiát. Ezáltal lehet csak biztosítani a kisebb és nagyobb üzleti vállalkozások befektetéseinek megtérülését és a minél gyorsabb átváltást az elektronikus számlázásra. Ezzel egyidejűleg biztosítani kell a kereskedelmi partnerek közötti információk közérthetőségét, miközben lehetővé kell tenni a szervezeteken belüli irányítási folyamatok függetlenségét.

Az Európai Bizottság feladata, hogy átfogó megközelítést teremtsen, és – ideális esetben – független szakértőkkel biztosítsa, hogy a politikai ajánlások a megvalósítható üzleti gyakorlaton alapuljanak.
Az ennek megfelelő végrehajtás az európai üzleti vállalkozásokat óriási előnyhöz juttatja.

Ügyfél esettanulmány
A Dalkia, Európa vezető energiaszolgáltatója évente 200 000 eurót spórol meg a Ricoh számlázási megoldásával (i-Invoicing). A vállalat, amely ügyfelei megbízásából több mint 100 000 energetikai létesítményt üzemeltet, a megoldás segítségével átalakítja a számlázási osztályát annak érdekében, hogy az meg tudjon birkózni a kiállítandó beszállítói számlák drasztikus növekedésével.

Tovább a kapcsolódó hírhez.

Tovább az ügyfél esettanulmány letöltéséhez.

Oldal tetejére

| A Ricoh-ról | 

A Ricoh egy globális vállalat, amely az irodai képalkotási eszközökre, nyomdai megoldásokra, dokumentum menedzsmentre és IT megoldásokra specializálódott. A vállalat központja Tokióban található. A Ricoh Group több mint 200 országban és régióban van jelen. A 2012. március 31.-én befejeződött üzleti évben a Ricoh Group árbevétele 1 903 milliárd japán Jen volt (körülbelül 23 milliárd USD).

A cég bevételeinek többségét az olyan termékek, megoldások és szolgáltatások értékesítéséből nyeri, amelyek javítják az emberek közötti interakciót és az információáramlást. A Ricoh továbbá díjnyertes digitális fényképezőgépeket és speciális ipari termékeket is gyárt. A vállalat ismert eszközei minőségéről, kiemelkedő ügyfélszolgálatáról és fenntarthatósági törekvéseiről.
A Ricoh mottója, imagine. change. Ennek szellemében segít a vállalatoknak átalakítani munkafolyamataikat és kihasználni alkalmazottaik kollektív kreativitását.

További információért kérjük, látogasson el:
www.ricoh.hu  

További információk:
Ricoh Hungary Kft.
Mikola András
Marketingkommunikációs koordinátor
Tel: +361-270-9797
E-mail: pr@ricoh.hu
Weboldal: www.ricoh.hu
Videó csatorna: Ricoh Hungary channel
Hírlevél: Ricoh Hungary hírlevél
Facebook: www.facebook.com/ricoheurope
Twitter: http://www.twitter.com/ricoheurope

Oldal tetejére