Az optimális irodai élmény megteremtésének művészete és tudománya

A vállalatok világszerte továbbra is arra ösztönzik a munkavállalókat, hogy térjenek vissza az irodába, mivel felismerik a személyes együttműködés, az innováció és a kreativitás előnyeit a kiteljesedés és a termelékenység felszabadítása szempontjából. Nem is beszélve a kihasználatlan vagy nem hatékony irodahelyiségek pénzügyi terheiről, hiszen minden 1 fontból 77 penny ingatlanra fordított összeg a kihasználatlan irodahelyiségekre megy el.

Az európai irodai jelenlét még mindig csak 75%-a a járvány előtti szinteknek, a Centre for Economics and Business Research közreműködésével nemrégiben végzett kutatásunkból kiderült, hogy az üzleti vezetők 70%-a tervezi irodájának leépítését a következő két évben.

Lényeges, hogy a munkahely optimalizálására irányuló széles körű törekvés ellenére egyértelmű, hogy sok vállalkozás küzd azzal, hogy meghatározza a legjobb megközelítést a munkavállalói elvárások teljesítésére, a siker mérésére, valamint stratégiájának folyamatos felülvizsgálatára és fejlesztésére az üzleti követelmények változásával.

A létesítménygazdálkodási vezetők ma már rengeteg használati adathoz férnek hozzá, de ezeket hiteles betekintésekbe kell beépíteni. A valóság az, hogy az optimális irodahelyiségek kialakítása nem csak magukról a fizikai terekről szól, hanem arról is, hogy ezek a terek hogyan felelnek meg a munkaerő magasabb és változó igényeinek most és a jövőben.

Íme, hogyan sajátíthatják el a létesítményvezetők az irodahelyiségek optimalizálásának művészetét az adatvezérelt betekintések tudományával, hogy pozitív munkahelyi élményt nyújtsanak:

1. Használja ki kollégái meglátásait az irodaterek finomhangolásához

Létesítményvezetőként fontos, hogy olyan döntéseket hozzon, melyek támogatják a rugalmas munkavégzést és az ESG-célokat – de anélkül, hogy megértené, hogyan dolgoznak a leghatékonyabban a kollégái, a stratégiája nem fogja támogatni őket.

Jó kiindulópont lehet, ha valós idejű információkat gyűjt arról, hogy munkavállalói hogyan használják a munkaterületeket. Az olyan integrált, adatvezérelt megoldások, mint a Ricoh Spaces, elláthatják Önt a szükséges információkkal, beleértve a helykihasználást és a munkavállalók viselkedését.

Ha összegyűjti ezeket a kulcsfontosságú információkat, akkor képes lesz finomítani irodahelyiségeit, új irányelveket alakíthat ki, és olyan döntéseket hozhat, melyek a tényleges igények, nem pedig feltételezések alapján szolgálják munkavállalói és vállalkozása javát.

2. Maradjon mozgékony

A nagyszerű munkahelynek képesnek kell lennie arra, hogy alkalmazkodjon a munkavállalók változó igényeihez, miközben minden helyszínen és érintkezési ponton élénk és egységes élményt nyújt. A kulcs ehhez az, hogy a munkavállalók és a látogatók valós időben kapjanak képet a munkahelyéről és annak erőforrásairól.

Alapvető fontosságú, hogy a munkavállalóknak lehetőségük legyen előre lefoglalni azokat az asztalokat, szekrényeket, tárgyalótermeket és parkolóhelyeket, melyek az adott napra a legjobban megfelelnek igényeiknek. Legyen szó például bizonyos emberekkel való kapcsolatteremtésről, csendes munkaterületről vagy arról, hogy nagy csoportban kell együttműködniük. Ez a láthatóság lehetővé teszi a munkavállalók számára, hogy a maximális termelékenység, elkötelezettség és kiteljesedés érdekében megtervezzék a napjaikat.

Ez a nézőpont azt jelenti, hogy idővel nyomon követheti az adatokat, és szükség szerint hozzáigazíthatja ahhoz, ahogyan emberei használják a tereket.

3. Az intelligens technológia használatának maximalizálása

Az intelligens technológia azért létezik, hogy javítsa a munkavállalói élményt, és könnyen elérhetővé tegye azt. A kiváló minőségű videokonferencia-megoldások, mint például a Microsoft Teams Rooms, lehetővé teszik a csapatok számára, hogy onnan dolgozzanak együtt, ahonnan a legjobban megfelel, és méltányos megoldást kínálnak a távolról csatlakozók számára. A digitális táblák viszont támogatják a spontán átcsoportosítást a személyesen jelenlévő kollégák között.

Az innovatív technológia szintén az iroda által nyújtott előnyök növelését szolgálja. Vegyük például a környezeti tényezőket: mind a hőmérséklet, mind a levegő összetétele nagy hatással lehet a koncentrációra és a kényelemre az irodában. Az olyan innovatív technológiák, mint a hőmérséklet-érzékelők és a levegőminőség-érzékelők kihasználásával optimalizálhatja ezeket a dolgozók számára.

A létesítménygazdálkodási vezetők számára, akiknek optimális irodai elrendezést és környezetet kell kialakítaniuk, az intelligens technológia létfontosságú eszköz a munkahelyi élmény fokozásához, ami viszont elősegítheti a tehetségek megszerzését és megtartását.