Hogyan segít egy munkahelyi élményplatform abban, hogy munkatársai elkötelezettebbé és hatékonyabbá váljanak?

Létesítményi menedzser: a látogatói és munkavállalói munkahelyi élmény javítása

A létesítményi menedzser feladata általában, hogy köszöntse a látogatókat és a VIP vendégeket, biztosítva ezzel számukra a megfelelő helyszíni élményt. Az utolsó amit szeretne, hogy a látogatóit megvárassa a recepción vagy megkérje őket, hogy töltsenek ki számtalan dokumentumot, mielőtt beléphetnek a telephelyre.

A RICOH Spaces  használata segít eltüntetni ezt a zavaró tényezőt. Megtervezheti a teljes belépési folyamatot a platformon, meghívókat és kérdőíveket küldhet, hogy ellenőrizze a látogató hozzáférését, parkolását vagy étrendi kívánságait, valamint küldhet elektronikus dokumentumokat vagy NDA-kat, amelyeket alá kell írniuk. A látogatók válaszától függően szobát foglalhat, extra audiovizális felszerelést kérhet, rendelhet cateringet vagy lefoglalhat parkolóhelyet és biciklitárolót.

Ha a látogatók megérkeznek a telephelyre egy PIN kód megadásával a digitális panel belépőkártyát nyomtat és automatikusan értesíti Önt az érkezésükről. Ez gyors és egyszerű, csökkenti a recepciónál eltöltött időt és segít abban, hogy a látogató már azonnal pozitív benyomást kapjon a vállalatáról.

A létesítményi menedzser számára hasznos lesz a munkahelyi elemzés felfedezése a RICOH Spaces rendszerben. Például, a környezeti érzékelők nyomon követik a fényt, a hangokat, a hőmérsékletet, a páratartalmat és a légnyomást, és lehetővé teszi az állandó változtatásokat a fűtésen, a szellőztetésen és a világítórendszerekben, hogy növelje az alkalmazottai kényelmi szintjét és jóllétét. Ehhez hasonlóan a valós idejű kihasználtsági adatok segítenek készen állni a vészhelyzetrekre egy olyan esetben, amely azonnali evakuációt kíván.

HR: Az agilis, termelékeny és kollaboratív hibrid munkavégzés támogatása

A HR csapatának segíthet az analitikai irányítópult a hibrid munkavégzés szabályainak a hatékonyságának a nyomon követésében. Megtekintheti az adatokat arról, hogy a munkavállalók mikor és milyen gyakran jelennek meg az irodában és döntéseket hozhat azzal kapcsolatban, hogyan erősítse meg a kapcsolatokat és a kultúrát. Ha a munkavállalók ritkán használják az irodát, szervezhet telephelyi eseményeket, hogy szorgalmazza az együttműködést. És hogy segítsen a fogyatékkal élő munkavállalóknak kiemelheti a kerekesszékkel hozzáférhető szobákat és akadálymentes székeket az emeleti térképen a platformban. 

A RICOH Spaces a toborzásban és a tehetséggondozási erőfeszítésekben is szerepet játszhat. Azzal, hogy az alkalmazottaknak hozzáférést biztosít a rugalmas, felhasználóbarát megoldásokhoz, szervezetét innovátorként pozícionálja, és segít biztosítani, hogy a tehetséges jelöltek, különösen a fiatalabb digitális nomádok számára vonzóvá váljon.

Az Uncoded tanácsadó cégnemrég vezette be a londoni irodájában a RICOH Spaces programot. A kereskedelmi igazgatójuk a következőket mondta a platformról, "Folyamatos fejlődésünk során a legmodernebb digitális készségeket munkatársaink kezébe adjuk és ez segít nekünk bevonzani és megtartani a legnagyobb tehetségeket."

Operatív vezetők: a munkahely hatékony menedzselése

A RICOH Spaces bevezetése megkönnyíti az operatív csapat életét is. Először is, az összes helyfoglalás egy központi platformon van kezelve - a munkavállalók bejelentkezhetnek a webes böngészőn vagy az alkalmazáson keresztül, hogy asztalokat, konferenciatermeket, együttműködési zónákat, szekrényeket, parkolóhelyeket, biciklitárolókat és még sok mást is lefoglalhassanak. Megtervezhetik az egész napjukat még mielőtt elindulnának otthonról és nem kell időt fecsérelniük erre a megérkezéskor. A pénzügyi területen dolgozó Evelyn Partners a platformot arra használja, hogy több mint 1150 asztalt és 125 biciklihelyet menedzseljen.

A RICOH Spaces lehetővé teszi az operatív csapatok számára, hogy agilisabban kezelhessék a munkahelyet, mint valaha. A valós idejű foglaltsági adatok segíthetnek nekik nyomon követni, hogyan használják a munkavállalók a tereket és hogy szükség van-e a kialakítás és a dizájn újragondolására és optimalizálására. Például ha azt látja, hogy a munkavállalók szívesebben használják az irodát csoportos beszélgetésekre mint önálló munkára, akkor lépéseket tehet annak érdekében, hogy több együttműködési zónát és konferenciatermet alakítson ki.

Pénzügyi osztály: az ingatlan- és energiaköltségek csökkentése

A RICOH Spaces rendszerben a pénzügyi részleg nyomon követheti a hosszútávú irodahasználati szokásokat, hogy biztosítsa a pozitív ROI-t, mind a munkavállalók jólléte szempontjából, mind a térkihasználtság szempontjából. Ezek a meglátások lehetővé teszik az okosabb, adatvezérelt döntéseket az ingatlan kihasználtságát illetően. Lehetővé teszi Önnek, hogy helyet szabadítson fel a személyes együttműködésben és a kommunikációs csomópontokban vagy hogy csökkentse a konferenciatermeket az embereinek az igényei alapján. 

Például, amikor easyJet légitársaság implementálta a RICOH Spaces programot, hogy támogassák a hibrid munkavégzési stratégiájukat, hamarosan rájöttek, hogy nincs már szükségük akkora térre a menedzsment emeletén és képesek voltak növelni az általános termelékenységüket és a csapataik együttműködését.

Ráadásul az energiaérzékelők integrálása a RICOH Spaces segítségével a pénzügyi részlegek rálátást kaphatnak az energiafelhasználásra és költésre a munkahelyen. Ezzel az információval azonosíthatja a lehetőségeket, hogy csökkenteni tudja az energia költségeket és zöldebb működési szokásokat implementáljanak, például az IT felszerelések kikapcsolása minden nap végén vagy szigetelés a hőveszteség elkerülése miatt.