Flottanyilvántartás

A jól szervezett, koordinált adatok bármilyen méretű vállalat esetében segítik a flottákra és a gépjárműk használóira vonatkozó számos jogszabályi előírásnak való megfelelést. A Ricoh Flottanyilvántartás biztonságos, könnyen kezelhető elektronikus archívumot kínál, amely központosítja és leegyszerűsíti a flottanyilvántartás kezelését.

Könnyen kivitelezhető megoldásunk segítségével gyorsan rögzítheti és indexelheti a járművel kapcsolatos dokumentumait, hogy valós időben férhessen hozzá a flottanyilvántartás legfrissebb változatához. Az indexelt fájlok biztonságosan archiválhatók és egyszerűen nyomon kövehetők.

Digitalizálás és indexelés után a dokumentumokat könnyű kikeresni és könnyű a tartalmukban keresni. Javulnak a folyamatok, csökken a hibahatár, mert elkerülhető a dokumentumok esetleges rossz mappába vagy irattartóba helyezése. A digitális nyilvántartás által csökkennek a tárolási és a papírköltségek, aminek közvetlen hatása van a vállalkozása fenntarthatósági irányelveire.

Funkciók és előnyök

A Ricoh Flottanyilvántartás szlgáltatása segít csökkenteni az időigényes, kézzel végrehajtott folyamatokat, és azonnali hozzáférést kínál a dokumentumokhoz.

Szolgáltatásunk a következőkben lehet segítségére:

A jogszabályi előírásoknak való megfelelés egyszerűsítése

A digitalizált dokumentumok és a központosított tárolás a járművekkel kapcsolatos dokumentumok egyszerű lekérését és az azokban való könnyű keresést tesz lehetővé
A pontos indexelés, ellenőrzési naplók és verziókezelés segíti az előírásoknak való megfelelést
A járművekkel és a vezetőkkel kapcsolatos minden fontos dokumentum, köztük a biztosítás, a biztonsági ellenőrzések és a műszaki vizsga érvényességi dátumai gyorsan ellenőrizhetőek, ami segíti a gépjárműflotta biztonságos állapotának és kihasználtságának megőrzését

Az üzleti költségek csökkentése

Csökkennek az adminisztrációs költségek, és megszűnnek a fizikai tárolás költségei
A könnyen hozzáférhető, pontosan indexelt, központilag felügyelt elektronikus tár miatt nincs szükség a járművek dokumentumainak kézi egybevetésére és feldolgozására
A költségek a dokumentumok digitális küldésével és fogadásával még tovább csökkenthetők

A folyamatok gyorsítása, idő felszabadítása

A központosított elektronikus dokumentumkezelés gyorsítja a flotta felügyeletével kapcsolatos eljárásokat, például a biztosításokkal kapcsolatos ügyeket
A dokumentumok valós idejű elérése csökkenti a kritikus dokumentumok kézi kikeresésével és az azokban való kereséssel töltött időt

Kapcsolódó szolgáltatások

Ügyfélszolgálatok

Az ügyfélszolgálati csapatot azonnali hozzáféréssel felruházó és naprakész adatokkal ellátó megoldás
Személyzeti adatok kezelése

A munkafolyamatok felgyorsítása, a dolgozók teljesítményének növelése a személyzeti nyilvántartás pontos kezelésével
Kiadások

A kiadások kezelésének átalakítása gyors, pontos elektronikus feldolgozássá
Eszközkezelés

A gyors, hatékony, több eszközre kiterjedő támogatásnak köszönhetően több idő marad az üzleti szempontból fontos feladatokra