Az iratszerkényektől a felhőig: a nyomtatók szerepe a digitalizációban és a munkafolyamatok automatizálásában
Ahogyan a digitalizáció folyamatosan átalakítja a munkavégzésünket, indokolt lehet elgondolkodni azon, hogy a nyomtatóknak nem sok keresnivalója van napjaink munkahelyén. Azonban ez gyakorlatilag nagyon messze áll a valóságtól. A nyomtatási infrastruktúrák egyáltalán nem hanyatlanak, sőt, folyamatosan fejlődnek, és jelentős szerepet töltenek be a digitalizációs folyamatokban, valamint a dokumentációs munkafolyamatok automatizálásában.
Ebben a cikkben elmagyarázom, hogy miért járnak jó úton az IT menedzserek és üzemeltetési vezetők, amikor az intelligens nyomtatási eszközöket beépítik digitalizálási terveikbe. Emellett tippeket és tanácsokat adok arra vonatkozóan, hogyan hozhatják ki a legtöbbet a digitális nyomtatási infrastruktúrájukból.
A nyomtatók iránti igény egy digitális világban
Elsőként engedjék meg, hogy megosszak Önökkel néhány friss kutatást. A Quocirca nemrégiben közölt jelentése szerint a szervezetek több mint kétharmada (69%), amelyek felügyelt nyomtatási szolgáltatásokat (MPS) használnak, felgyorsítják digitalizálási terveiket, szemben a 40%-kal, akik nem használnak MPS-t. Az IT döntéshozók csaknem kétharmada (65%) szerint kifejezetten vagy nagyon fontos, hogy a nyomtatási szolgáltatójuk az üzleti folyamatok automatizálását is biztosítani tudja.
A digitalizálás jelentős kezdeményezései ellenére a szervezetek még mindig a nyomtatástól függenek. Míg a digitalizálási terveiket felgyorsítók 46%-a arra számít, hogy mostantól 2025-ig csökkenni fog a nyomtatási volumenük, 38% növekedést vár. Ez inkább a kevesebb papírt használó iroda felé történő átmenetet tükrözi, nem pedig a papírmentessé válást.
Miért létfontosságúak a nyomtatók a digitalizáláshoz?
Bár minden szervezetnek megvannak a maga sajátosságai, kétségtelenül lesznek olyan helyzetek, amikor feltétlenül szükség van a fizikai dokumentumokra, ezért a digitalizálási stratégia szempontjából alapvető fontosságú a megfelelő egyensúly megtalálása és a digitális átalakulást optimalizáló nyomtatási infrastruktúra megtervezése.
A modern multifunkciós nyomtatók már messze nem hagyományos papíralapú készülékek, hanem sokoldalú és programozható digitális eszközök. Stratégiai szemléletmóddal ezek a készülékek jelentős értéktöbbletet adnak, optimalizálják az üzleti működést és lehetőséget adnak a rugalmasabb munkavégzésre.
A modern felhőalapú készülékek, mint például a RICOH IM-C kínálata, nagy teljesítményű digitális központok, amelyek a teljes dokumentációs munkafolyamatot lefedik, és lehetővé teszik a felhasználók számára, hogy szükség szerint digitalizálják és kinyomtassák a dokumentumokat. Legyen szó akár a fizikai dokumentumok digitalizálásáról közvetlenül az automatizált munkafolyamatokba az Office 365, a SharePoint és más felhőalapú alkalmazásokon keresztül, vagy a digitális dokumentumok fizikai eszközökké történő átalakításáról asztali vagy mobil eszközről, bárhonnan, közvetlenül egy központi helyre küldve.
A papíralapú és digitális csatornák közötti szakadék áthidalása
Gondoljuk át, hogyan képesek a felhőcsatlakozással rendelkező nyomtatók átalakítani a szkennelt dokumentumokat szerkeszthető és kereshető digitális formátumba, amely számos előnnyel jár a szervezetek és a munkavállalók számára is. Például:
- Hatékonyság: A kereshető dokumentumokban sokkal egyszerűbb gyorsan megtalálni egyes információkat. Lehet keresni kulcsszóra vagy kifejezésre, hogy meghatározzuk az információk helyét. Ez lehetővé teszi a dokumentumok gyorsabb feldolgozását és segít a munkavállalóknak, hogy az értékesebb feladatokra koncentráljanak.
- Együttműködés: A csapat több tagja tud együttműködni a digitális dokumentumokon, még akkor is, ha távmunkában dolgoznak. Ez elősegíti a jobb kommunikációt és csapatmunkát a szervezeten belül.
- Pontosság: Ha manuális adatbevitel történik papíralapú dokumentumokból, előfordulhatnak hibák. A szkennelés és a dokumentumok digitális formátumúra konvertálása kiküszöböli a hibázás kockázatát, és garantálja a pontosabb adatokat.
- Továbbfejlesztett Sbiztonság: A digitális dokumentumokat biztonságosabban lehet tárolni, és könnyebben lehet kezelni, mint a papíralapúakat. A digitális iratok hozzáférése szabályozható és felügyelhető, az érzékeny adatokat pedig titkosítani lehet vagy jelszóval védeni.
- Környezeti Ihatás: A papírfelhasználás csökkentése a digitalizálásnak köszönhetően segít csökkenteni a szervezet környezeti lábnyomát. Ez a környezet számára is előnyös, valamint javítja a vállalat fenntarthatósági és vállalati társadalmi felelősségvállalási erőfeszítéseit.
Miért legyen a partnerük a felügyelt nyomtatási és automatizálási szolgáltatások szakértője?
A nyomtatási infrastruktúra felügyelete időigényes lehet. A kapcsolattartás a nyomtatási szolgáltatókkal, a szolgáltatási szerződések felügyelete, a készletgazdálkodás és a hibák elhárítása mind olyan zavaró tényezők, amelyek leterhelik a házon belüli erőforrásokat.
Ahogyan az üzleti élet számos területén tapasztalható, a kiszervezés igen hatékony megoldás. Emellett biztosítja a legjobb gyakorlati tanácsadást, jelentős szakértelmet, a legújabb, fenntartható technológiát és gyakran költségcsökkentést is. Ezért üzleti szempontból ésszerű döntés, ha egy felügyelt nyomtatási és automatizálási szolgáltatásokat (MPésAS) nyújtó szolgáltató lesz a partnerük.
A megfelelő partner a nyomtatáson túli szaktudást is kínál. A teljes nyomtatási infrastruktúrára összpontosít, tanácsokat ad a produktivitás és hatékonyság, valamint az adatok tárolása és felhasználása terén. Ez a folyamatok automatizálását, a munkafolyamatok racionalizálását és a technológia tökéletesítését eredményezi.
Mivel a digitalizálás stratégiai cél, egy szakértő MPésAS partnernek az átalakításban és a támogatásban vállalt szerepe segíthet a szervezetnek elérni a céljait.
Hogyan lehet kiválasztani a megfelelő felügyelt nyomtatási szolgáltatót?
- Tapasztalat a digitális átalakulás terén: Olyan gyakorlott szolgáltatót keressenek, amely kellő tapasztalatot tud felmutatni a szervezetek papíralapú munkafolyamatainak elsősorban digitálissá történő átalakulásának támogatása terén.
- Nemcsak technológia: Ne csak a technológiai ajánlatokat keressék. Egy megbízható szolgáltatónak tanácsot kell adnia a legjobb gyakorlatokkal kapcsolatban, és segítenie kell az új dokumentumkezelési és munkafolyamat-automatizálási módszerek bevezetésében.
- Tapasztalat a változásmenedzsment terén: Válasszanak olyan szolgáltatót, amely komoly tapasztalattal rendelkezik a szervezeti változásmenedzsment terén, és amely segíthet vállalkozásnak a jobb munkamódszerek átvételében.
- Iparági ismeretek: Válasszanak olyan szolgáltatót, amely több szektorban rendelkezik tapasztalattal, és képes az Önök iparágának egyedi igényeire szabni az ajánlatát, mivel minden szektornak megvannak a saját egyedülálló követelményei és apróságai.
- Támogatás bármilyen méretű vállalkozásnak: Ellenőrizzék, hogy a szolgáltató kis- és nagyvállalkozásoknak egyaránt képes-e támogatást nyújtani, és biztosítani tudja-e a megfelelő infrastruktúrát, tanácsadást és támogatást, amely a digitális átalakuláshoz szükséges, függetlenül a vállalkozás méretétől és helyétől.
Lépjen tovább a digitalizálás és a munkafolyamatok automatizálásának útján
Harald List
EMEA termék- és szolgáltatásmenedzsment igazgató, Ricoh Europe
