A Bejelentő rendszeren keresztül az alábbi személyek tehetnek bejelentést (a továbbiakban együttesen: bejelentő): a) a Társaság által foglalkoztatott, b) az a foglalkoztatott, akinek a Társaságnál fennálló foglalkoztatásra irányuló jogviszonya megszűnt, és c) a Társasággal foglalkoztatásra irányuló jogviszonyt létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, d) az egyéni vállalkozó, az egyéni cég, ha a Társasággal szerződéses kapcsolatban áll, e) a Társaság tekintetében tulajdonosi részesedéssel rendelkező személy, valamint a Társaság ügyviteli, ügyvezető, illetve felügyelő testületéhez tartozó személy, ideértve a nem ügyvezető tagot is, f) a Társasággal szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárást megkezdett, szerződéses kapcsolatban álló vagy szerződéses kapcsolatban állt vállalkozó, alvállalkozó, beszállító, illetve megbízott felügyelete és irányítása alatt álló személy, g) a Társaságnál tevékenységet végző gyakornok és önkéntes, h) a Társasággal az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonyt vagy szerződéses kapcsolatot létesíteni kívánó olyan személy, aki esetében e jogviszony vagy szerződéses kapcsolat létesítésére vonatkozó eljárás megkezdődött, és i) az a személy, akinek az d), e) vagy g) pont szerinti jogviszonya vagy szerződéses kapcsolata a foglalkoztatóval megszűnt. 

A bejelentés megtételekor a bejelentő a nevét és a lakcímét, jogi személy bejelentő esetén annak székhelyét és a törvényes képviselőjének nevét kell megadni. A bejelentés név nélkül, anonim módon is megtehető, ugyanakkor, ha a bejelentő nem beazonosítható, a bejelentés vizsgálata mellőzhető. 

A bejelentés kivizsgálására irányadó eljárási és adatvédelmi szabályok: A bejelentésben érintett személyt a vizsgálat megkezdésekor részletesen tájékoztatni kell a bejelentésről, a személyes adatai védelmével kapcsolatban őt megillető jogairól, valamint az adatai kezelésére vonatkozó szabályokról. 

A bejelentést a Társaság kivizsgálja, megállapítja történt-e szabály vagy törvényszegés, továbbá megteszi a szükséges lépéseket az ügy megoldása érdekében. 

A bejelentés kivizsgálására annak beérkezésétől számított 30 nap áll rendelkezésre, amely határidőtől – név nélküli vagy azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés kivételével – csak különösen indokolt esetben lehet eltérni, a bejelentő egyidejű tájékoztatása mellett. A vizsgálat időtartama a 3 hónapot nem haladhatja meg. 

A Társaság a bejelentőt a kivizsgálás eredményéről, valamint a megtett intézkedésekről tájékoztatja. Tájékoztatjuk, hogy a Társaság a bejelentés vizsgálatát mellőzheti az alábbi esetekben: 

• A korábbival azonos tartalmú, ugyanazon bejelentő által tett ismételt bejelentésről van szó; 
• Az azonosíthatatlan bejelentő által megtett bejelentés esetében 
• A bejelentést nem az arra jogosult személy tette 
• A közérdek vagy nyomós magánérdek sérelme a bejelentésben érintett természetes vagy jogi személy jogainak a bejelentés kivizsgálásából eredő korlátozásával nem állna arányban. 

Adatkezelés 

A bejelentőnek, valamint a bejelentésben érintett személy(ek)nek a bejelentésben megadott személyes adatait a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény, illetve a bejelentő hozzájárulása alapján a bejelentésben foglalt közérdeket és/vagy a Társaság nyomós érdekét sértő szabálysértés kivizsgálása céljából a Társaság kezelheti és a bejelentés kivizsgálásában közreműködő, vagy a bejelentés alapján kezdeményezett eljárás lefolytatására hatáskörrel rendelkező szerv (pl. bíróság, nyomozó hatóság) részére továbbíthatja. 

Az adatok továbbítására csak akkor kerül sor, ha nyilvánvalóvá vált, hogy a bejelentő rosszhiszeműen, döntő jelentőségű valótlan információt közölt és ezzel bűncselekmény vagy szabálysértés elkövetésére utaló körülmény merül fel, vagy alappal valószínűsíthető, hogy másnak jogellenes kárt vagy egyéb jogsérelmet okozott. 

A bejelentő személyes adatait a Társaság a bejelentő egyértelmű hozzájárulása nélkül nem hozza nyilvánosságra. 

Tájékoztatjuk, hogy személyazonosságát, illetve személyes adatait a Társaság a vizsgálat valamennyi szakaszában bizalmasan kezeli. 

A bejelentést és ahhoz kapcsolódó dokumentumok, adatok elkülönítetten, bizalmasan kerülnek tárolásra, ahhoz csak a Társaság által meghatározott munkatársak férhet hozzá. 

Ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül a Társaság törli. 

Ha azonban a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor - ideértve a bejelentő személlyel szemben jogi eljárás miatti intézkedést is - a bejelentésre vonatkozó adatokat a Társaság legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárás tárgyául tett cselekmény elévüléséig tartja meg. 

A bejelentési rendszerből a Társaság törli továbbá a bejelentés vizsgálatában ténylegesen nem érintett harmadik személyre vonatkozó, a bejelentés kivizsgálásához nem szükséges adatokat 

A bejelentő adatainak kezelésével összefüggésben jogosult tájékoztatást kérni adatainak kezeléséről, hozzáférni a kezelt adataihoz, illetve jogosult adatainak módosítását és törlését, illetve zárolását a kezelés korlátozását kérni, továbbá adatainak kezelésével összefüggésben panasszal élni.

Bejelentő jogosult hozzáférni a kezelt adataihoz, illetve jogosult adatainak módosítását és törlését, illetve kezelés korlátozását kérni, továbbá adatainak kezelésével összefüggésben panasszal élni. A bejelentő jogosult az adatainak kezelésével összefüggésben elutasított kérelme, panasza ellen bírósághoz jogorvoslattal élni vagy a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz fordulni. 

Amennyiben a fentiek szerinti bejelentéssel kíván élni, úgy kérjük, hogy bejelentését a EthicsPoint - Ricoh Europe címen szíveskedjen megtenni. 

Kérjük, hogy az alábbiakat mindenképpen tartalmazza a bejelentése, amennyiben lehetséges: 

• A visszaélés gyanús eset minél pontosabb leírása 
• Az esethez kapcsolódó minden releváns információ, amely segíthet abban, hogy az adott eset teljeskörűen kivizsgálható legyen.

A bejelentéshez mellékelni kell a rendelkezésre álló, adat, tény, körülmény meglétét alátámasztó, dokumentumokat, amennyiben ilyen birtokában van a bejelentőnek. 

A bejelentő személy a bejelentése megtételével egyidejűleg nyilatkozik arról, hogy a bejelentését jóhiszeműen teszi. Ha a bejelentés hiánypótlásra szorul, akkor a Társaság a bejelentő személyt felkeresheti a megadott elérhetőségein (amennyiben ezek az adatok a bejelentés részét képezik) annak érdekében, hogy a bejelentés pontosításra kerüljön, így az abban szereplő ügyet megfelelően ki lehessen vizsgálni. 

ADATKEZELÉSI TÁJÉKOZTATÓ 

A jelen tájékoztatót (a továbbiakban: „Tájékoztató”) a Ricoh Hungary Kft. (székhely: 2040. Budaörs, Puskás Tivadar út 14/c.; a továbbiakban: „Társaság”) készítette és bocsátotta ki, hogy megfelelő módon tájékoztassa, a EthicsPoint - Ricoh Europe weboldalon keresztül a visszaélés bejelentő szolgáltatást igénybe vevőket a személyes adataik kezeléséről és az őket, az adatkezelés kapcsán megillető, a természetes személyeknek a személyes adatok kezelése tekintetében történő védelméről és az ilyen adatok szabad áramlásáról, valamint a 95/46/EK irányelv hatályon kívül helyezéséről szóló (EU) 2016/679 rendelet (a továbbiakban: „GDPR”) 13. cikkében foglaltak alapján. 

Az adatkezelő adatai 

Cégnév: Ricoh Hungary Kft. 

Székhely: 2040 Budaörs, Puskás Tivadar út 14/C. A. ép. 3. em. 

Cégjegyzékszám: 13-09-164876 (a továbbiakban: Társaság) 

Adószám: 10338344213 

Honlap cím: www.ricoh.hu 

A Társaság a jelen tájékoztatóban meghatározott adatkezelés vonatkozásában adatkezelőnek minősül. 

Az adatkezelés célja 

Az adatok kezelése, a panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvény 16. § paragrafusában foglaltaknak történő megfelelés érdekében, kizárólag az érintett által tett panasz, közérdekű bejelentés kivizsgálása és a bejelentés tárgyát képező magatartás orvoslása, megszüntetése céljából történik. 

Érintett személyes adatok 

• Név 
• Értesítési e-mail cím 
• A bejelentés témája (Ügyfelekkel kapcsolatos helytelen magatartás, Vállalati tulajdon, vagyonvédelem, Hátrányos megkülönböztetés, Zaklatás, Korrupció, Egyéb) 
• A bejelentő kapcsolatának jellege a Társasággal (Ügyfél, Beszállító vagy egyéb partner, Személyes felkereső, Tender résztvevő, Egyéb) 
• A bejelentés tartalma 

Az adatkezelés időtartama 

A panaszokról és a közérdekű bejelentésekről szóló 2013. évi CLXV. törvénynek megfelelően, ha a vizsgálat alapján a bejelentés nem megalapozott vagy további intézkedés megtétele nem szükséges, a bejelentésre vonatkozó, a bejelentés során megadott adatokat a vizsgálat befejezését követő 60 napon belül a Társaság törli. Abban az esetben, ha a vizsgálat alapján intézkedés megtételére kerül sor (a bejelentő személlyel szemben jogi eljárás, vagy fegyelmi intézkedés foganatosítása egyaránt), akkor a bejelentésre vonatkozó adatokat a Társaság legfeljebb a bejelentés alapján indított eljárások jogerős lezárásáig kezeli. 

Az adatkezelés jogalapja 

A GPDR 6. cikk (1) bekezdés c) pontja szerinti jogi kötelezettség teljesítése. 

Hozzáférésre jogosultak 

Az adatkezelő az érintett által, a bejelentés során megadott személyes adataihoz a vizsgálatot végző munkatárs, abban az esetben pedig, ha a bejelentő a Társaság munkavállalója, úgy a HR munkatárs, illetve az érintett illetékes vezetői férhetnek hozzá. Személyes adatok további megosztása abban az esetben történhet, ha jogi kötelezettség teljesítése céljából az adat továbbítása válik szükségessé pl.: bírósági eljárás esetén. 

Érintett adatkezeléssel kapcsolatos jogai 

Hozzáféréshez való jog: az érintett kérelmére a Társaság tájékoztatást ad arról, hogy adatainak kezelése folyamatban van-e. Amennyiben igen, a Társaság a hozzáférés biztosítása mellett tájékoztatja az érintettet a kezelt adatok kategóriáiról, az adatkezelés céljáról, az adatkezelés címzettjeiről, vagy a címzettek kategóriájáról, az adatok tárolásának időtartamáról, vagy az időtartam meghatározásának szempontjairól, az érintteti jogok gyakorlásáról, az illetékes felügyeleti hatósághoz, így Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatósághoz (NAIH) címzett panasz benyújtásának jogáról, az adatok forrásáról, valamint az automatizált döntéshozatal tényéről, ideértve a profilalkotást is. Az Európai Unión, illetve az Európai Gazdasági Térségen kívülre történő adattovábbítás esetén az érintett tájékoztatást kap az adattovábbítással kapcsolatban biztosított megfelelő garanciákról is. 

Helyesbítéshez való jog: amennyiben a Társaság által kezelt személyes adatok helyesbítése vagy kiegészítése szükséges, úgy az érintett írásban (postai úton, vagy e-mailen keresztül) kérheti az adatok helyesbítését vagy kiegészítését a helyes adat megjelölésével. Az érintett köteles a Társaság által kezelt bármely személyes adatában bekövetkezett változást a Társaságnak írásban (postai úton vagy e-mailen keresztül) haladéktalanul, de legkésőbb a változást követő 5 napon belül bejelenteni. Amennyiben a Társaság a jelen értesítés elmaradása vagy késedelmes teljesítése miatt nem, vagy nem megfelelően tudja valamely jogszabályon alapuló kötelezettségét teljesíteni, úgy az abból eredő minden kárért az érintett felel. 

Törléshez való jog: az érintett jogosult arra, hogy kérésére a Társaság indokolatlan késedelem nélkül törölje a rá vonatkozó személyes adatokat, ha a GDPR 17. cikk (3) bekezdésében foglalt esetek nem állnak fenn, és • a személyes adatokra már nincs szükség abból a célból, amelyből azokat gyűjtötték vagy más módon kezelték; • az érintett visszavonja az adatkezeléshez adott hozzájárulását; • a személyes adatokat jogellenesen kezelték; • a személyes adatokat az adatkezelőre alkalmazandó uniós vagy tagállami jogban előírt jogi kötelezettség teljesítéséhez törölni kell; • a személyes adatok gyűjtésére információs társadalommal összefüggő szolgáltatások kínálásával kapcsolatosan került sor. 

Adatkezelés korlátozhatóságához való jog: az érintett jogosult arra, hogy kérésére a Társaság korlátozza az adatkezelést, ha • az érintett vitatja a személyes adatok pontosságát; • az adatkezelés jogellenes, és az érintett ellenzi az adatok törlését, és ehelyett kéri azok felhasználásának korlátozását; • a Társaságnak már nincs szüksége a személyes adatokra az adatkezelés céljából, de az érintett igényli azokat jogi igények előterjesztéséhez, érvényesítéséhez vagy védelméhez; • az érintett már tiltakozott az adatkezelés ellen. 

A személyes adatok helyesbítéséhez vagy törléséhez, illetve az adatkezelés korlátozásához kapcsolódó értesítési kötelezettség: a Társaság minden olyan címzettet tájékoztat valamennyi helyesbítésről, törlésről, adatkezelés korlátozásról, akivel, illetve amellyel az érintettre vonatkozó személyes adatot közölte, kivéve, ha ez lehetetlennek bizonyul, vagy aránytalanul nagy erőfeszítést igényel. Az érintettet jogosult arra, hogy a Társaságtól tájékoztatást kérjen e címzettekről. 

Adathordozhatósághoz való jog: az érintett jogosult arra, hogy a rá vonatkozó, általa a Társaság rendelkezésére bocsátott személyes adatokat tagolt, széles körben használt, géppel olvasható formátumban megkapja, továbbá jogosult arra, hogy ezeket az adatokat egy másik adatkezelőnek továbbítsa anélkül, hogy ezt akadályozná a Társaság, aki a személyes adatokat a rendelkezésére bocsátotta, ha: • az adatkezelés hozzájáruláson alapul; és • az adatkezelés automatizált módon történik. 

Adatvédelmi kérelmek benyújtása: az érintetti jogok gyakorlásával kapcsolatos kérelmet az érintett az 1. pontban meghatározott elérhetőségeken keresztül nyújthatja be. A Társaság az érintett kérelmének benyújtásától számított indokolatlan késedelem nélkül, legfeljebb azonban egy (1) hónapon belül írásban, közérthető formában adja meg a tájékoztatást a kérelem folytán hozott intézkedésekről. Szükség esetén, figyelembe véve a kérelem összetettségét és a kérelmek számát, ez a határidő további két hónappal meghosszabbítható. A határidő meghosszabbításáról a Társaság a késedelem okainak megjelölésével a kérelem kézhezvételétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet. Ha a Társaság elutasítja az érintett által benyújtott kérelmet, akkor késedelem nélkül, de legkésőbb a kérelem beérkezésétől számított egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet az intézkedés elmaradásának okairól, valamint arról, hogy az érintett panaszt nyújthat be valamely felügyeleti hatóságnál, és élhet bírósági jogorvoslati jogával. 

AZ ADATVÉDELMI FELÜGYELETI HATÓSÁGHOZ, BÍRÓSÁGHOZ FORDULÁS JOGA 

Az érintett panasszal élhet az adatkezeléssel kapcsolatosan a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál az alábbi elérhetőségeken: - postai cím: 1363 Budapest, Pf.: 9. - cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11. - telefonszám: +36 (1) 391-1400 - fax: +36 (1) 391-1410 - e-mail cím: ugyfelszolgalat@naih.hu - honlap: http://naih.hu Az érintett jogosult adatai GDPR-ba ütköző kezelésével kapcsolatosan bírósághoz fordulni, továbbá, ha a GDPR Társaság által történő megsértése okán vagyoni vagy nem vagyoni kárt szenvedett, kártérítési igényt érvényesíteni a Társasággal szemben. Bírósághoz fordulás esetén pert az érintett lakóhelye, vagy tartózkodási helye szerinti törvényszék előtt is meg lehet indítani.