Dokumentumkezelés
Akár kis helyi vállalkozásról van szó, akár terjeszkedő nemzetközi vállalatról, a dokumentumkezelés módja közvetlen hatással van a vállalat tevékenységének hatékonyságára.
A Ricoh Dokumentumkezelés szolgáltatás célja, hogy segítsen Önnek kézben tartani a dokumentációk felügyeletét és figyelését. Ehhez egy integrált, skálázható, a dokumentumkezelési folyamatok egyszerűsítése érdekében együttműködő alkalmazás- és eszközcsomagot kínálunk.
Az értekezletek biztonságát, a fenntarthatóságot és az előírásoknak való megfelelést szem előtt tartó célkitűzések mellett ügyfeleink megoldásunk alkalmazása után akár 40%-os megtakarítást is elérhetnek az üzemeltetési költségeken.
Dokumentumkezelési szolgáltatásunk célja, hogy az alábbiak révén segítse a dokumentumkezelési folyamatokat:
- Az eszközhasználat figyelése
- A felhasználói hozzáférés és a nyomtatási tevékenység felügyelete hitelesítéssel és kvóták beállításával
- A dokumentumok biztonságának javítása hatékony felhasználói hitelesítéssel
- Az előírásoknak való megfelelés biztosítása pontos jelentések segítségével
- A hatékonyság növelése a papír alapú dokumentumoknak a gyors elektronikus terjesztés érdekében digitálissá alakításával
- Az üzleti hatékonyság növelése személyes dokumentumkezelési munkafolyamatok révén
Mindez logikusan használható kezelőfelületről valósítható meg, amely lehetővé teszi a folyamatok és a hálózatban lévő összes eszköz egyablakos felügyeleti eszközzel történő felügyeletét.
- Funkciók és előnyök
-
A Ricoh Dokumentumkezelés szolgáltatása méretezhető és a környezethez illeszthető. A megoldás minden lépéséhez teljes körű támogatást nyújtunk, és ahogy igényei változnak, segítjük a folyamatok figyelését és frissítését.
Egybeépített felügyeleti csomagunk a következőkben lehet segítségére:
Az üzemeltetési költségek csökkentése
- A beszerzési hatékonyság maximalizálása egy egyetlen beszállítótól származó, mindent tartalmazó csomaggal
- Kvóták használata az eszközök maximális kihasználtságának és a legköltségtakarékosabb beállítások használatának elősegítése érdekében
- Az üzemi költségek csökkentése és időmegtakarítás az informatikai rendszergazdák által végzett kezelés, a figyelés és a felügyelet egyszerűsítésével
- A személyzet hatékonyságának növelése egységes kezelőfelülettel
- A folyamatok javítása
- A dokumentumok beolvasásának és digitális formában történő terjesztésének megkönnyítése a dokumentumok vállalaton belüli hozzáférhetőségének és a munkafolyamatoknak a javítása céljából
- A pontosság növelése, valamint az együttműködés és a termelékenység javítása az információk gyorsan hozzáférhetővé tételével
A kényes dokumentumok védelme
- A bizalmas dokumentumok megvédése a jogosulatlan megtekintéstől a dokumentumkiadási szolgáltatás révén, amely a dokumentumok tulajdonosaira korlátozza a dokumentumok kikölcsönzését
- A sebezhetőséget jelentő papíralapú dokumentumok beolvasztása biztonságos digitális munkafolyamatokba
Az előírásoknak való megfeleléssel kapcsolatos összetett problémák egyszerűsítése
- A jól dokumentált, következetes folyamatok iránti elvárások teljesítése
- Pontos és mindenre kiterjedő nyomon követés az előírásoknak való megfelelés bizonyításához
- A felhasználói munkanapló nyomon követése ellenőrzési célból